Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung und Aussendung einer internationalen Ausschreibung.

Um unsere nationalen Vertriebsgesellschaften entsprechend in den Tender einzubinden, benötigen wir einen Überblick über Ihre nationalen Tochtergesellschaften und deren nationalen Fuhrparkverantwortlichen. Anbei ein Beispiel mit einer Darstellung der erforderlichen Informationen.

Landesinformation

Dos:

• Nehmen Sie persönlichen Kontakt mit uns und unseren internationalen          Key Account Managern auf und geben Sie uns die Möglichkeit, einen Eindruck von Ihren Anforderungen und Bedürfnissen zu bekommen.
• Seien Sie in der Lage uns zu demonstrieren, dass Ihr Ausschreibungsprojekt Sie autorisiert, im Namen des gesamten Unternehmens zu verhandeln und zur Einflussnahme der Flottenpolitik ihrer nationalen Tochtergesellschaften berechtigt.
• Stellen Sie konkret das zukünftige Potenzial dar, das aus Ihrer neuen internationalen Fuhrpark-Policy resultiert, um von uns das bestmögliche Angebot aus jedem Land zu erhalten bzw. um Ihre aktuellen nationalen Konditionen zu verbessern.

Dont`s:

• Starten Sie den Tender nicht ohne Einbindung Ihrer nationalen Tochtergesellschaften. Mit Blick auf die landesspezifische Expertise und der anschließenden Implementierung Ihrer Fuhrparkstrategie in den Ländern ist es ratsam, Ihre nationalen Fuhrparkverantwortlichen in den Ausschreibungsprozess einzubinden.

2. Ausschreibungsprozess und -konsolidierung

Nach einer entsprechenden Vorbereitung gibt es weitere Dinge, die zu berücksichtigen sind, um sicherzustellen, dass Ihre Ausschreibung erfolgreich umgesetzt wird und nicht in einer Sammlung von Informationen der angeschriebenen OEMs endet.

Dos:

• Geben Sie mindestens 4 Wochen Zeit, um eine vollständige Beantwortung Ihrer Ausschreibung sicher zu stellen.
• Entscheiden Sie auf Basis eines „fairen“ Preises, nicht auf Basis des geringsten. Der Fokus sollte eher auf der Errichtung einer langfristigen Partnerschaft als auf einer rein preisgetriebenen Auswahl Ihrer Lieferanten liegen.

Don’ts:

• Regelmäßige Meetings zusammen mit Ihren nationalen Entscheidungsträgern können einige Zeit in Anspruch nehmen, sind aber zwingend erforderlich, um eine entsprechende Unterstützung Ihrer Entscheidungen für die anschließende Implementierung sicher zu stellen.
• Die Einbindung einer externen Fuhrparkmanagement-Beratung kann den erforderlichen Austausch zwischen Ihnen und uns entscheidend reduzieren oder gar verhindern.

3. Implementierung des Ausschreibungsergebnisses

Wenn wir gemeinsam zu einer Vereinbarung gekommen sind, empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, uns und/oder die ausgewählten OEMs einzuladen, um die Details der Implementierung sowie die nächsten Schritte zu besprechen.

Ein Kick-Off-Meeting stellt sicher, dass unsere Zusammenarbeit mit einem klaren Verständnis über die Vision und die einzelnen Elemente der Vereinbarung beginnt.


Dos:

• Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit uns einen „Implementation Guide“ als Basis für die Implementierung unserer Vereinbarung in allen Ländern. Dieses Dokument soll Ihre nationalen Flottenkontakte und unsere nationalen Flottenmanager über die Details der Vereinbarung informieren und ihnen aufzeigen, was sie tun haben, um die Vereinbarung national umzusetzen.
• Ernennen Sie einen „Implementation Manager“, der die Verantwortung für die Implementierung der Vereinbarung hat und den Prozess über alle Länder betreut und vorantreibt. 

Don’ts:

• Eine erfolgreiche Implementierung ist nicht mit der Kommunikation der Vereinbarung an Ihre nationalen Tochtergesellschaften beendet. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die einzig effektive Methode zur Implementierung einer internationalen Fuhrparkstrategie eine Befolgung der o.g. „Dos“ ist.